Pega Platform menawarkan solusi yang sangat kuat dalam mengelola proses bisnis yang melibatkan persetujuan (approval). Salah satu fitur utama dalam Pega adalah kemampuan untuk mendesain dan mengautomasi alur kerja persetujuan yang dapat diintegrasikan dengan proses bisnis lainnya. Dalam artikel ini, kita akan mempelajari cara membuat Approval Process yang sederhana di Pega.
Apa Itu Approval Process di Pega?
Approval Process adalah sebuah alur atau proses yang digunakan untuk mendapatkan persetujuan dari pihak tertentu sebelum melanjutkan ke langkah berikutnya dalam alur kerja (workflow). Biasanya, proses persetujuan ini digunakan dalam aplikasi seperti pengajuan cuti, permintaan pengadaan barang, atau validasi anggaran.
Proses persetujuan dalam Pega terdiri dari beberapa elemen penting:
- Assignments: Tugas yang harus diselesaikan oleh pengguna untuk memberikan persetujuan.
- Gateways: Titik pengambilan keputusan yang menentukan alur berdasarkan hasil persetujuan (misalnya, jika disetujui atau ditolak).
- Flow Actions: Aksi yang memungkinkan pengguna untuk memberikan respons terhadap tugas persetujuan (misalnya, tombol “Approve” atau “Reject”).
Langkah-langkah Membuat Approval Process di Pega
1. Login ke Pega Platform
- Buka browser dan login ke Pega Platform menggunakan kredensial yang sesuai.
- Pastikan Anda berada di dalam aplikasi yang akan digunakan untuk membuat proses persetujuan.
2. Membuat Case Type untuk Proses Approval
- Di dalam Pega, semua proses persetujuan dikaitkan dengan sebuah Case Type. Anda perlu membuat Case Type terlebih dahulu jika belum ada.
- Di App Explorer, pilih Case Types dan klik Create.
- Pilih Case Type dan beri nama yang sesuai, misalnya:
ApprovalRequest. - Klik Create untuk memulai.
3. Menambahkan Stages dalam Case
- Setelah membuat Case Type, Anda akan diminta untuk menambahkan Stages ke dalam kasus ini.
- Misalnya, untuk proses persetujuan, Anda bisa menambahkan stage berikut:
- Stage 1: “Submission” – Pengajuan permintaan oleh pengguna.
- Stage 2: “Approval” – Proses persetujuan oleh atasan atau pihak yang berwenang.
- Klik Add Stage untuk menambahkan lebih banyak stage sesuai kebutuhan.
4. Menambahkan Steps untuk Proses Persetujuan
- Setelah membuat stage, selanjutnya Anda menambahkan Steps ke dalam stage tersebut.
- Misalnya, pada stage Approval, Anda dapat menambahkan step yang disebut Assignment untuk meminta persetujuan dari pengguna tertentu (misalnya, manajer).
- Pilih Add Step dan pilih Assignment.
- Pada langkah ini, Anda bisa menentukan siapa yang akan mendapatkan tugas persetujuan (misalnya, atasan atau kepala departemen).
5. Menyusun Flow untuk Approval Process
- Setelah menentukan step, Anda perlu mengonfigurasi Flow untuk menggambarkan urutan tugas dalam proses persetujuan.
- Anda bisa membuat diagram alur menggunakan Flow Designer. Flow ini akan menentukan alur kerja dari Submission ke Approval, dan langkah-langkah lainnya.
- Di dalam Flow Designer, Anda akan menambahkan Gateways untuk menentukan alur berdasarkan hasil persetujuan. Misalnya:
- Gateway: Jika persetujuan diberikan (approve), alur akan lanjut ke tahap berikutnya.
- Gateway: Jika ditolak (reject), maka alur akan kembali ke tahap sebelumnya atau kasus ditutup.
- Misalnya, tambahkan Exclusive Gateway setelah Assignment untuk memeriksa apakah persetujuan diterima atau ditolak.
6. Membuat Flow Action untuk Persetujuan
- Anda perlu membuat Flow Action untuk menangani input dari pengguna ketika mereka menerima atau menolak permintaan.
- Pada step Assignment, klik pada Flow Action untuk mengonfigurasi tombol atau aksi yang akan disediakan kepada pengguna.
- Approve: Jika pengguna mengklik tombol ini, maka proses persetujuan akan dilanjutkan.
- Reject: Jika pengguna mengklik tombol ini, maka proses akan dibatalkan atau kembali ke tahap sebelumnya.
- Anda dapat menambahkan formulir atau elemen lainnya pada flow action untuk mengumpulkan komentar atau feedback dari pengguna.
7. Menambahkan Otomatisasi dan Pengingat
- Anda bisa menambahkan SLAs (Service Level Agreements) untuk menetapkan batas waktu untuk persetujuan.
- Misalnya, tentukan waktu dalam SLA yang memberikan pengingat atau eskalasi jika persetujuan tidak diberikan dalam waktu yang ditentukan.
- Anda juga bisa menggunakan Decision Rules untuk menentukan langkah-langkah otomatis berdasarkan kriteria tertentu.
8. Mengonfigurasi Pengaturan Email dan Notifikasi
- Anda dapat menambahkan pengaturan notifikasi email untuk memberi tahu pihak yang harus menyetujui permintaan.
- Gunakan Notification Rules untuk mengonfigurasi pengiriman email atau pemberitahuan saat sebuah tugas persetujuan diberikan kepada pengguna.
- Misalnya, Anda bisa mengatur agar email dikirimkan kepada manajer setiap kali sebuah kasus membutuhkan persetujuan.
9. Testing dan Debugging
- Setelah semua konfigurasi selesai, lakukan pengujian alur persetujuan untuk memastikan semuanya berjalan dengan baik.
- Anda dapat menggunakan Run atau Preview untuk melihat bagaimana proses approval berjalan, memastikan bahwa langkah-langkah dan alur bekerja seperti yang diharapkan.
- Cek apakah tombol Approve atau Reject berfungsi dengan benar dan apakah alur transisi antar tahap berjalan sesuai rencana.
10. Publikasikan dan Gunakan
- Setelah pengujian berhasil, Anda dapat mempublikasikan aplikasi dan mulai menggunakan proses persetujuan ini di lingkungan produksi.
- Pastikan untuk memberikan akses kepada pengguna yang akan terlibat dalam proses persetujuan, seperti manajer atau pihak berwenang lainnya.
Contoh Kasus Penggunaan Approval Process di Pega
Misalkan Anda ingin membuat proses persetujuan untuk permintaan cuti karyawan. Langkah-langkahnya bisa seperti berikut:
- Stage 1 - Submission: Karyawan mengajukan permintaan cuti melalui formulir online.
- Stage 2 - Approval: Permintaan dikirim ke manajer untuk disetujui atau ditolak.
- Jika Disetujui, permintaan cuti diproses lebih lanjut.
- Jika Ditolak, permintaan cuti dikembalikan ke karyawan untuk revisi atau dibatalkan.
Proses ini bisa mencakup pengaturan notifikasi email ke karyawan ketika permintaan cuti diterima atau ditolak, serta pengingat otomatis untuk manajer jika belum memberikan keputusan dalam batas waktu tertentu.
Kesimpulan
Membuat Approval Process di Pega Platform adalah proses yang cukup sederhana, terutama dengan kemampuan visualisasi dan otomatisasi yang disediakan oleh Pega. Dengan menggunakan Assignments, Gateways, dan Flow Actions, Anda dapat dengan mudah membuat alur persetujuan yang efisien dan mudah diikuti.
Langkah-langkah yang telah dijelaskan di atas memberikan gambaran menyeluruh tentang cara membangun alur persetujuan di Pega, mulai dari pembuatan Case Type, penambahan Stages dan Steps, hingga pengujian dan implementasi. Dengan menggunakan SLAs, Decision Rules, dan Notification Rules, Anda dapat lebih lanjut mengotomatisasi dan menyempurnakan proses persetujuan Anda.
Selamat mencoba dan semoga sukses dalam mengimplementasikan Approval Process di Pega Platform!
Comments